1 Rekisterinpitäjät

Turun Weikot ry, Y-tunnus: 0142376
Turun Weikot Jalkapallo ry, Y-tunnus: 2389129
Turun Weikot Yleisurheilu ry, Y-tunnus: 0415160
Turun Weikot Keilailu ry, Y-tunnus: 244293
Turun Weikot Voimistelu ja Tanssi ry, Y-tunnus: 244294

Mikonkatu 2, 20100 Turku

2 Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot

Turun Weikot ry & Turun Weikot Jalkapallo ry: Ari Jalonen, +358 50 052 1625, ari.jalonen@turunweikot.fi
Turun Weikot Yleisurheilu ry: Tanja Nirkkonen, +358 40 577 7318, tanja.nirkkonen@turunweikot.fi
Turun Weikot Keilailu ry: Marja Hongisto, +358 50 032 0842, keilailu@turunweikot.fi
Turun Weikot Voimistelu ja Tanssi ry: Veera Normasto, +358 40 355 7332, veera.normasto@turunweikot.fi

3 Rekisterin nimi

Jäsen-, asiakas- ja yhteistyökumppanirekisteri

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

4.1 Rekisterinpitäjän jäsenet

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
- ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
- jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet
- harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
- toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi

Henkilötietojen käsittelyn peruste
- yhdistyksen jäsenyys tai henkilön antama suostumus

4.2 Rekisterinpitäjän asiakkaat

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
- harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
- toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi
- tilausten hoitaminen

Henkilötietojen käsittelyn peruste
- asiakkuus yhdistyksen kanssa

4.3 Toimihenkilöt (joukkueenjohtajat, ohjaajat, valmentajat, tiedottajat)

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
- harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
- toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi

Henkilötietojen käsittelyn peruste
- sovittu yhteistyö (sopimus) tai henkilön antama suostumus

4.4 Yhteistyökumppanit (yritykset ja yhteisöt)

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
- rekisterinpitäjän ja yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi

Henkilötietojen käsittelyn peruste
- sovittu yhteistyö (sopimus) tai henkilön antama suostumus

4.5 Talkootyöntekijät

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
- talkoovuorojen järjestäminen

Henkilötietojen käsittelyn peruste
- henkilön antama suostumus

5 Rekisteröityjen ryhmät ja tietosisältö

5.1 Rekisterinpitäjän jäsenet

• Nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Syntymäaika
• Valokuva
• Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
• Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
• Muut jäsenen itsensä luovuttamat henkilötiedot
• Alaikäisen jäsenen osalta -- tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen -- huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)

5.2 Rekisterinpitäjän asiakkaat

• Nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
• Laskuihin liittyvät tiedot
• Muut asiakkaan itsensä luovuttamat henkilötiedot
• Alaikäisen jäsenen osalta -- tarpeelliset huoltajan suostumukset tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen -- huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)

5.3 Toimihenkilöt

• Nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Syntymäaika
• Valokuva
• Laskuihin liittyvät tiedot
• Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin

5.4 Yhteistyökumppanien yhteyshenkilöt

• Nimi, titteli, yritys/yhteisö, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero

5.5 Talkootyöntekijät

• Nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Syntymäaika
• Tiedot osallistumisesta talkootoimintaan

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot rekisteriin saadaan verkkolomakkeiden kautta, jonka henkilöt itse täyttävät. Lisäksi tietoja kerätään suoraan henkilöiltä sekä asiakastietojärjestelmän ja laskutuksen tietokannasta.

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa rekisterinpitäjälle.

7 Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA- alueen ulkopuolelle

Jäsenrekisteriin tallennettuja rekisteröityä koskevia tietoja luovutetaan Suomen Palloliitolle urheilutoimintaan osallistumiseen vaadittavan lisenssin (Pelipassi) rekisteröimistä ja hallinnointia varten, ja käsitellään Suomen Palloliiton ylläpitämässä Pelipaikka-rekisterissä. Lisätietoja Suomen Palloliiton noudattamasta tietosuojakäytännöstä voit saada osoitteesta https://www.palloliitto.fi/tietosuoja/

Jäsenrekisteriin tallennettuja rekisteröityä koskevia tietoja luovutetaan Suomen Urheiluliitolle urheilutoimintaan osallistumiseen vaadittavan lisenssin rekisteröimistä ja hallinnointia varten, jakäsitellään Suomen Urheiluliiton ylläpitämässä rekisterissä.

Jäsenrekisteriin tallennettuja rekisteröityä koskevia tietoja luovutetaan Suomen Keilailuliitolle urheilutoimintaan osallistumiseen vaadittavan lisenssin rekisteröimistä ja hallinnointia varten, ja käsitellään Suomen Keilailuliiton ylläpitämässä rekisterissä.

Jäsenrekisteriin tallennettuja rekisteröityä koskevia tietoja luovutetaan Suomen Voimisteluliitolle urheilutoimintaan osallistumiseen vaadittavan lisenssin rekisteröimistä ja hallinnointia varten, ja käsitellään Suomen Voimisteluliiton ylläpitämä ssä rekisterissä.

Jäsenrekisteriin tallennettuja rekisteröityä koskevia tietoja luovutetaan Suomen Nyrkkeilyliitolle urheilutoimintaan osallistumiseen vaadittavan lisenssin rekisteröimistä ja hallinnointia varten, ja käsitellään Suomen Nyrkkeilyliiton ylläpitämässä rekisterissä.

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, Hoika Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.

Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Wepardi Oy) sähköpostipalvelinta ja www-palvelinta, ja web-ylläpitojärjestelmää, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi tapahtumiin ja talkoisiin ilmoittautumisia, tilauksia ym.

8 Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.

• Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään kolme (3) vuotta jäsenyyden päättymisen jälkeen.
• Yhdistyksen asiakkaiden henkilötietoja säilytetään kolme (3) vuotta asiakkuuden päättymisen jälkeen.
• Toimihenkilön henkilötietoja säilytetään kuusi (6) vuotta toimikauden päättymisen jälkeen.
• Yhteistyökumppanien yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään.
• Talkootyöntekijöiden henkilötietoja säilytetään kolme (3) vuotta tehtävien päättymisen jälkeen.

myClub-palvelun (www.myclub.fi) ja Hoika-palvelun (hoika; jäsentieto.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub- ja Hoika-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot on varmennettu kaksinkertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu. myClub-ja Hoika-palveluiden sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.

Web-sivuston ylläpitojärjestelmän tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. Wepardi Oy:n säilyttämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot on varmennettu kaksinkertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu. Www -ylläpitojärjestelmän sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.

9 Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Muut oikeudet: Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.